Zukunftsfähiges Prozessmanagement gestalten

Disclaimer! Die Inhalte dieses Blogartikels basieren auf dem Podcast Prozess Philosophen und spiegeln die persönlichen Ansichten der Autoren wider.​

In einer Welt voller Digitalisierung und komplexer Prozesse ist die Gestaltung nachhaltiger, effizienter und intelligenter Prozesslandschaften essenziell. In diesem Artikel wird gezeigt, warum klassische Standards wie BPMN allein nicht mehr genügen, welche Potenziale KI im Prozessmanagement bietet und wie durch neue Denkansätze eine leistungsfähige Prozesskultur entsteht. Ideal für alle, die zukunftsfähiges Prozessmanagement gestalten wollen.

 

Der Status quo: Wenn BPMN nicht mehr reicht

Viele Unternehmen greifen im Prozessmanagement auf BPMN (Business Process Model and Notation) zurück – und das aus gutem Grund. Die Methode ist etabliert, visuell klar und von zahlreichen Tools unterstützt. Dennoch zeigen sich klare Grenzen: Der Standard wirkt statisch, unflexibel und nur bedingt anschlussfähig für moderne Anforderungen. Wer zukunftsfähiges Prozessmanagement gestalten möchte, müsste diesen Standard infrage stellen dürfen. Ein Grundproblem liegt im fehlenden Fortschritt: Seit Jahren stagniert die Weiterentwicklung von BPMN. Neue Anforderungen, etwa durch künstliche Intelligenz, adaptive Systeme oder dezentrale Datenflüsse, lassen sich kaum integrieren. Das führt dazu, dass viele Toolanbieter eigene Erweiterungen vornehmen – allerdings ohne übergreifende Standardisierung. Damit wird das eigentlich einheitliche Modell zu einem Flickenteppich. Wer Prozesse heute zukunftsfähig modellieren will, braucht mehr als visuelle Kästchen und Pfeile. Gefragt ist ein neues Denken: kontextsensitiv, flexibel und technologieoffen. Genau hier beginnt der Wandel.

Künstliche Intelligenz als Prozess-Booster

KI (Künstliche Intelligenz) verändert die Art und Weise, wie Prozesse gedacht, analysiert und umgesetzt werden. Doch damit KI sinnvoll wirkt, muss sie Teil eines klar strukturierten Prozesses sein – nicht ein losgelöster Hype. Viele Praktiker:innen setzen auf Prompt Engineering, um Modelle effizient mit Informationen zu füttern. Dabei entsteht eine neue Rolle im Prozessdesign: die der „Prozess-Autor:innen“ für Maschinen. Die Herausforderung besteht darin, zu erkennen, wann ein einfacher Prompt genügt – und wann ein komplexer KI-Agent nötig ist, der über Systeme hinweg operiert. Diese Agenten benötigen präzise Informationen, strukturierte Daten und definierte Ziele. All das erfordert Prozessverständnis. *KI ohne Prozess ist wie ein Auto ohne Straße.* Tools wie n8n oder Make zeigen, dass sich Prozesslogik auch jenseits von BPMN darstellen lässt – grafisch, interaktiv und intuitiv. Wer zukunftsfähiges Prozessmanagement gestalten will, sollte KI nicht nur als Werkzeug sehen, sondern als integralen Bestandteil einer neuen Prozesskultur.

Einheit statt Insellösungen: Der Ruf nach einem BPM-Protokoll

In vielen Bereichen ist Interoperabilität bereits Realität – doch im BPM fehlt ein verbindender Rahmen. Jedes Tool nutzt eigene APIs, Anbindungen oder Dateiformate. Das erschwert Integration, erhöht Aufwände und mindert Skalierbarkeit. Die Lösung? Ein standardisiertes BPM-Protokoll, das wie ein gemeinsamer Nenner funktioniert. Ein Blick auf das Model Context Protocol (MCP) aus dem KI-Bereich zeigt, wie schnell sich standardisierte Kommunikation durchsetzen kann. Ein ähnlicher Ansatz im Prozessmanagement könnte definieren, wie RPA (Robotic Process Automation), Mining-Engines oder Orchestrierungstools miteinander sprechen – ohne jedes Mal neu zu erfinden, wie. Das Ziel ist klar: *Weg von herstellerabhängigen Integrationen – hin zu einem offenen, standardisierten Austausch.* Nur so lässt sich zukunftsfähiges Prozessmanagement gestalten, das nicht an Toolgrenzen scheitert.Checke unser Trainingsangebot aus!

Prozesse im Alltag: Von der Küche lernen

Nicht alle erfolgreichen Prozesse entstehen im Büro. Besonders eindrucksvoll funktionieren viele Abläufe in der Gastronomie. Ein gut organisierter Kellnerprozess etwa schafft es, mehrere Gäste parallel zu bedienen, Bestellungen zu koordinieren und alle Speisen zur richtigen Zeit auszuliefern – meist fehlerfrei. Dahinter steckt ein klares Rollenverständnis, ein trainiertes Timing und eine hohe Anpassungsfähigkeit. Die Küche liefert zur richtigen Zeit, der Service verteilt effizient. Genau diese Dynamik lässt sich auf digitale Prozesse übertragen: Paralleles Arbeiten, klare Rollen, kontinuierliches Feedback. Solche Alltagsbeispiele verdeutlichen, wie gute Prozesse wirken: sie sind sichtbar, erlebbar, anpassungsfähig. In ihnen steckt das, was vielen digitalen Prozessen fehlt – Pragmatismus und Menschenverstand.

Fazit: Zukunft ist kein Zufall

Die digitale Transformation verlangt nach einem neuen Denken in Prozessen. BPMN bleibt ein nützliches Werkzeug, aber reicht allein nicht aus. Wer zukunftsfähiges Prozessmanagement gestalten will, braucht mehr: neue Standards, durchdachte KI-Integration, Bildungskompetenz und pragmatische Ansätze aus der Realität. Die gute Nachricht: Viele Lösungen liegen bereits vor uns. Es braucht nur den Mut, alte Strukturen zu hinterfragen – und neue Ideen zu testen. Der Wandel beginnt nicht im Tool, sondern im Kopf.

Verwendete Abkürzungen

• BPMN – Business Process Model and Notation (Einführung im ersten Abschnitt)
• KI – Künstliche Intelligenz (Einführung im zweiten Abschnitt)
• Prompt Engineering – Technik zur gezielten Eingabe in KI-Systeme (Einführung im zweiten Abschnitt)
• n8n – Automatisierungsplattform für Workflows (Erwähnung bei KI)
• Make – Alternative Automatisierungsplattform (Kontext KI-Modellierung)
• RPA – Robotic Process Automation (Einführung im dritten Abschnitt)
• MCP – Model Context Protocol (Einführung im dritten Abschnitt)